Отчетом по проектам является письмо-отчет от организации, командировавшей ученого, в РФФИ, составленное по следующему образцу: "Настоящим подтверждаем, что ведущий научный сотрудник ИХФ РАН доктор физико-математических наук Петров Иван Иванович был командирован в Италию с 12 по 20 августа 2008 года для участия в работе международного симпозиума (название мероприятия). Расходы Петрова И.И., связанные с указанной командировкой и компенсируемые за счет гранта РФФИ 08-02-08097-з, составили ... рублей (перечисляются командировочные расходы заявителя с указанием конкретных сумм (в рублях), компенсация которых (полная или частичная) предполагается за счет гранта РФФИ). Оригиналы документов, предъявленных к оплате, хранятся в бухгалтерии института. Упомянутые расходы не оплачены другими фондами, спонсорами и оргкомитетом конференции".
Письмо должно быть оформлено на бланке организации с исходящим номером и датой, адресовано в РФФИ, подписано руководителем и главным бухгалтером организации и заверено печатью.
Если заявитель был извещен Фондом о поддержке, но не участвовал в работе научного мероприятия, он обязан в течение двух недель после начала мероприятия представить в РФФИ письмо-отказ: Я, Иванов Василий Петрович, отказываюсь от выделенного мне гранта . в связи с .. Дата. Подпись. На конверте следует указать номер проекта.