Фондом принимаются к рассмотрению заявки на проведение научных мероприятий, в программе которых широко представлены фундаментальные аспекты науки по областям знаний (01) - (07). РФФИ рекомендует использовать русский язык в качестве одного из рабочих языков на международных мероприятиях, проводимых на территории России. РФФИ не поддерживает общеобразовательные программы и мероприятия с программой исключительно прикладного характера.
Заявка на финансирование организации и проведения научного мероприятия на территории Российской Федерации состоит из титульного листа ( форма "Т") и трех разделов, подготовленных по формам 2 (на руководителя оргкомитета), 3 (на организацию, которая определена как базовая для проведения конференции) и 6. После регистрации в системе "Грант-Экспресс" в Фонд представляются 2 (два) печатных экземпляра заявки.
На титульном листе раздел "Исполнители" не заполняется. Название заявки начинается со слов "Организация и проведение ...". К заявке обязательно прилагаются научная программа (подробное описание тематики секций с указанием докладчиков и перечня докладов) и сведения о составе оргкомитета, а также письменное согласие руководителя организации, на базе которой проводится мероприятие. Необходимо также сообщить сведения о полном объеме затрат на проведение мероприятия, указав, какую долю оплачивает РФФИ и какие другие организации участвуют в финансировании. Без этих документов заявка не может быть допущена к конкурсу. Фонд не принимает к рассмотрению индивидуальные заявки ученых на оплату участия их в научном мероприятии на территории России; средства направляются Фондом оргкомитету, который и полномочен решать вопрос об оплате участия того или иного ученого в мероприятии.
Средства, выделяемые Фондом для организации и проведения научных мероприятий, используются только для компенсации следующих расходов: оплата труда эпидиаскопистов и переводчиков; начисления на оплату труда; расходы на командировки, связанные с организацией мероприятия, для сотрудников организации, через которую осуществляется финансирование; канцелярские расходы и приобретение расходных материалов; оплата аренды автотранспорта для нужд оргкомитета во время подготовки научного мероприятия и в дни приезда-отъезда участников; оплата услуг связи; оплата аренды помещений; издательские расходы печатание тезисов докладов, программы и информационных писем; прокат аудио-видеотехники и аппаратуры для синхронного перевода; оплата командировочных расходов российским участникам.
Средства на возмещение организационно-технических расходов организации на сопровождение проекта не взимаются.
Отчет о научном мероприятии, проведенном при финансовой поддержке РФФИ, должен быть представлен в Фонд в течение двух месяцев после окончания мероприятия. Если отчет не представлен в указанный срок или же представленный отчет не соответствует правилам и требованиям РФФИ, то все заявки, поступающие в дальнейшем на конкурс "г" как от председателя оргкомитета, так и от организации, проводившей данное научное мероприятие, не будут допускаться к конкурсу в течение года.