Принимаются индивидуальные заявки на участие российских ученых в зарубежных мероприятиях, в программе которых широко представлены фундаментальные аспекты науки.
Индивидуальная заявка ученого на финансирование его участия в работе зарубежных научных мероприятий состоит из титульного листа ( форма "Т") и трех разделов, подготовленных по формам 2, 3 и 6. В форме "Т" (в пунктах, где приводятся данные о руководителе проекта) и форме 2 заявитель указывает свои данные. Форма 3 заполняется на организацию, через которую производится финансирование.
Название заявки начинается со слов "Участие в ...". После оформления и регистрации в системе "Грант-Экспресс" в Фонд представляются 2 (два) печатных экземпляра заявки, причем они должны поступить в Фонд не позднее, чем за 30 дней до начала мероприятия.
К заявке обязательно должны быть приложены:
- извещение международного оргкомитета о том, что представленный заявителем доклад включен в программу мероприятия (с указанием авторов, названия и типа доклада);
- копия тезисов доклада, принятых оргкомитетом;
- научная программа мероприятия или информационные циркуляры;
- сведения о составе оргкомитета;
- имеющаяся информация о возможности финансовой поддержки оргкомитетом или другими спонсорами пребывания заявителя за рубежом.
Если к заявке приложены сообщения от международного оргкомитета, полученные по e-mail, то они должны быть заверены печатью и подписью ученого секретаря института.
Без этих сведений заявка к экспертизе не допускается.
Результат рассмотрения и выделенная Фондом сумма заносятся на персональную страницу заявителя в системе "Грант-Экспресс" в разделе "Финансирование".
Если заявитель был извещен Фондом о поддержке, но по каким-то причинам не участвовал в работе научного мероприятия, то он обязан в течение одного месяца представить в Фонд в письменном виде отказ от выделенного гранта.
Фонд поддерживает участие ученого в научном мероприятии только один раз в год.
Если доклад представлен несколькими учеными, то РФФИ поддерживает участие только одного из соавторов доклада.
Не принимаются заявки на участие в международных экспедициях, ярмарках, выставках и в работах, проводимых совместно с зарубежными учеными.
Грант, выделяемый РФФИ по конкурсу "з", может быть использован на частичную оплату командировочных расходов, связанных с участием в работе международного научного мероприятия, в пределах суммы, выделенной Фондом по данному проекту. Средства на возмещение организационно-технических расходов организации по сопровождению проекта не взимаются.
РФФИ оплачивает расходы на участие в работе научного мероприятия только в том случае, если они не оплачены другими фондами, спонсорами, оргкомитетами конференций и т.д.
Оформление оплаты. РФФИ оплачивает участие ученого в работе научного мероприятия за рубежом после получения отчета и только в том случае, если заявитель был командирован для участия в работе научного мероприятия какой-либо организацией. В качестве отчета заявитель должен предъявить в РФФИ письмо (на бланке организации) следующего содержания: "Настоящим подтверждаем, что ведущий научный сотрудник ИХФ РАН доктор физико-математических наук Петров Иван Иванович был командирован в Италию с 20 по 28 августа 2006 года и принял участие в работе международного симпозиума (название мероприятия). Научная программа выполнена полностью. Расходы Петрова И.И., связанные с указанной командировкой и подлежащие компенсации за счет гранта РФФИ 06-03-42599з, составили ...(перечисляются командировочные расходы заявителя с указанием конкретных сумм в рублях, компенсация которых - полная или частичная - предполагается за счет гранта РФФИ). Оригиналы документов, предъявленных к оплате, хранятся в бухгалтерии института. Упомянутые расходы не оплачены другими фондами, спонсорами и оргкомитетом конференции". Письмо-отчет должно быть подписано руководителем и главным бухгалтером организации и заверено печатью.
Полный срок командирования не должен превышать двух месяцев. Срок представления отчетных документов не позднее чем через месяц после возвращения из командировки.